ROZDZIAŁ V ZAKRESY DZIAŁANIA KOMÓREK ORGANIZACYJNYCH WOJEWÓDZKIEGO INSPEKTORATU | Wojewódzki Inspektorat Ochrony Środowiska w Białymstoku

ROZDZIAŁ V ZAKRESY DZIAŁANIA KOMÓREK ORGANIZACYJNYCH WOJEWÓDZKIEGO INSPEKTORATU

§ 16

Do zadań wspólnych komórek organizacyjnych Wojewódzkiego Inspektoratu należy w szczególności:

udział w przygotowywaniu, zgodnie z zasadami techniki prawodawczej, projektów aktów prawnych w dziedzinach objętych zakresem działania komórki;
przygotowywanie projektów odpowiedzi na skargi, wnioski, petycje i pisma interwencyjne posłów i senatorów Rzeczypospolitej Polskiej oraz posłów do Parlamentu Europejskiego z zakresu działania komórki organizacyjnej;
przygotowywanie stanowisk i opinii, dotyczących projektów aktów prawnych w dziedzinach objętych zakresem działania komórki, m.in. projektów przekazywanych do zaopiniowania przez Głównego Inspektora, Wojewodę;
udostępnianie informacji publicznej pozostającej w posiadaniu komórek organizacyjnych, w tym opracowywanie materiałów, przeznaczonych do publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej;
zapewnienie sprawnej obsługi klientów Wojewódzkiego Inspektoratu oraz dbanie o jego pozytywny wizerunek;
realizacja zadań w zakresie zapewnienia klasyfikowania i kwalifikowanie dokumentacji tworzonej i gromadzonej w komórce organizacyjnej, w tym w systemie Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD) oraz zapewnienia dla tej dokumentacji odpowiedniej ewidencji, przechowywania, ochrony przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą oraz właściwego przekazywania na stan archiwum zakładowego, w sposób odzwierciedlający przebieg załatwienia i rozstrzygania spraw;
prowadzenie rejestrów i ewidencji, związanych z realizacją zadań powierzonych;
wykonywanie zadań związanych z funkcjonowaniem kontroli zarządczej, w tym zarządzaniem ryzykiem w Wojewódzkim Inspektoracie;
wykonywanie, we współdziałaniu z Inspektorem Ochrony Danych, zadań i ścisłe przestrzeganie przy przetwarzaniu danych osobowych zasad postępowania określonych w przepisach o ochronie danych osobowych, w tym w szczególności w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO) oraz w ustawie z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych;
zapewnienie przestrzegania przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej oraz współdziałanie w zakresie ochrony informacji niejawnych z Samodzielnym stanowiskiem do spraw ochrony informacji niejawnych;
wykonywanie zadań w zakresie spraw obronnych, obrony cywilnej i zarządzania kryzysowego w szczególności we współdziałaniu z Wydziałem Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego;
współdziałanie z Wydziałem Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w zakresie przygotowywania dokumentów na posiedzenia Wojewódzkiego Zespołu Zarządzania Kryzysowego;
udział w podejmowaniu działań w celu pozyskania środków z funduszy celowych na realizację zadań Wojewódzkiego Inspektoratu;
ponoszenie odpowiedzialności za powierzone mienie;
przestrzeganie obowiązków z zakresu ochrony przeciwpożarowej oraz zadań z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy;
udzielanie bezpośrednim przełożonym dokładnych i wyczerpujących informacji o stanie spraw załatwianych w Wojewódzkim Inspektoracie w wymaganej formie (pisemnej, elektronicznej, ustnej i telefonicznej);
prowadzenie rejestrów i ewidencji, związanych z realizacją zadań powierzonych;
nadzór nad prawidłowością i terminową realizacją zaleceń pokontrolnych wynikających z kontroli wewnętrznych i zewnętrznych;
wykonywanie innych czynności określonych przez Wojewódzkiego Inspektora lub Zastępców Wojewódzkiego Inspektora.

§ 17

Zasady współpracy między komórkami organizacyjnymi:

kierownicy komórek organizacyjnych zobowiązani są informować się wzajemnie o wytycznych, instrukcjach, zasadniczych rozstrzygnięciach i innych opracowaniach mających związek z ich działalnością, których znajomość niezbędna jest dla zharmonizowanej działalności Wojewódzkiego Inspektoratu;
kierownicy komórek organizacyjnych zobowiązani są do współpracy przy wykonywaniu zadań w zakresie niezbędnym do zapewnienia koordynacji działania Wojewódzkiego Inspektoratu jako całości;
komórką koordynującą jest Wydział lub Delegatura, których zakres działania obejmuje główne zagadnienia lub przeważającą część zadań występujących w przedmiotowej sprawie lub w przypadku wskazania – Wydział lub Delegatura wymienione jako pierwszy w dekretacji pisma bądź wskazany w inny wyraźny sposób;
kierownicy Wydziałów lub Delegatur zobowiązani są w zakresie swojego działania dostarczać Wydziałowi lub Delegaturze koordynującej lub opracowującej sprawę niezbędne informacje.

§ 18

Do zadań Wydziału Inspekcji oraz Działu Inspekcji w Delegaturach należy w szczególności:

prowadzenie działalności kontrolnej w zakresie określonym w art. 2 ust. 1 oraz ust. 1a Ustawy i w przepisach szczegółowych m.in. w zakresie: ochrony powietrza, gospodarki wodno-ściekowej, ochrony przed hałasem, ochrony przed promieniowaniem elektromagnetycznym, gospodarowania odpadami, nieobjętych zakresem zadań Wydziału Zwalczania Przestępczości Środowiskowej;
kontrola przestrzegania decyzji ustalających warunki korzystania ze środowiska oraz przestrzegania zakresu, częstotliwości i sposobu prowadzenia pomiarów wielkości emisji i jej wpływu na stan środowiska;
kontrola przestrzegania przepisów o nawozach i nawożeniu w zakresie warunków stosowania i przechowywania nawozów, środków wspomagających uprawę roślin, produktów pofermentacyjnych i produktów nawozowych UE;
prowadzenie kontroli pozaplanowych;
opracowywanie planów działalności kontrolnej i ich realizacja;
prowadzenie spraw związanych z udziałem Wojewódzkiego Inspektora w przekazywaniu do użytkowania obiektów lub instalacji realizowanych jako przedsięwzięcia mogące zawsze znacząco lub potencjalnie znacząco oddziaływać na środowisko;
prowadzenie spraw związanych z międzynarodowym przemieszczaniem odpadów;
współdziałanie w akcji zwalczania poważnych awarii z organami właściwymi do jej prowadzenia, badanie przyczyn ich powstawania, sposobów likwidacji skutków oraz nadzór nad ich usuwaniem;
prowadzenie rejestru zakładów, których działalność może być przyczyną wystąpienia poważnej awarii, w tym zakładów o zwiększonym ryzyku wystąpienia awarii i o dużym ryzyku wystąpienia awarii w rozumieniu przepisów o ochronie środowiska;
opiniowanie raportów o bezpieczeństwie zakładów o dużym ryzyku;
wykonywanie zadań związanych ze zbieraniem danych do Europejskiego Rejestru Uwalniania i Transferu Zanieczyszczeń oraz prowadzeniem Krajowego Rejestru Uwalniania i Transferu Zanieczyszczeń;
wykonywanie zadań wynikających z rozporządzenia nr 1907/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie rejestracji, oceny, udzielania zezwoleń w zakresie chemikaliów (REACH);
prowadzenie postępowań administracyjnych w związku z naruszeniem wymagań ochrony środowiska, w tym przygotowywanie projektów decyzji administracyjnych, zarządzeń, zaleceń oraz wystąpień pokontrolnych;
przygotowywanie projektów decyzji wstrzymujących działalność prowadzoną z naruszeniem wymagań związanych z ochroną środowiska lub naruszeniem warunków korzystania ze środowiska;
prowadzenie spraw związanych z egzekucją obowiązków o charakterze niepieniężnym;
współdziałanie w zakresie ochrony środowiska z innymi organami kontrolnymi, organami ścigania i wymiaru sprawiedliwości oraz organami administracji państwowej i rządowej, samorządu terytorialnego i obrony cywilnej, a także organizacjami społecznymi;
współdziałanie z organami administracji państwowej i rządowej w zakresie spraw obronnych, zarządzania kryzysowego i obrony cywilnej;
nakładanie grzywien w drodze mandatu karnego za stwierdzone nieprawidłowości i uchybienia w zakresie przestrzegania przepisów o ochronie środowiska;
rozliczanie i inwentaryzacja bloczków mandatowych;
przygotowywanie informacji i sprawozdań w zakresie swojej działalności dla potrzeb organów administracji rządowej i samorządowej;
kontrola wnoszenia opłat za korzystanie ze środowiska;
przyjmowanie i rozpatrywanie wniosków o interwencję;
przygotowywanie materiałów na potrzeby sporządzania wniosków do sądów w sprawach o wykroczenia;
przygotowywanie materiałów na potrzeby sporządzania zawiadomień składanych do prokuratury w sprawach o przestępstwa;
przygotowywanie projektów zaświadczeń;
przygotowywanie projektów opinii;
bieżące wprowadzanie dokumentów do systemu ISK;
koordynacja całokształtu działalności kontrolnej prowadzonej na terenie województwa podlaskiego.

§ 19

Do zadań Wydziału Zwalczania Przestępczości Środowiskowej należy w szczególności:
1. prowadzenie działalności kontrolnej w zakresie określonym w art. 2 ust. 1 oraz ust. 1a Ustawy, w szczególności prowadzenie kontroli podmiotów korzystających ze środowiska w przypadku powzięcia uzasadnionego podejrzenia popełnienia przestępstwa lub wykroczenia przeciwko środowisku;
2. podejmowanie i prowadzenie czynności, o których mowa w art. 10b Ustawy, wobec podmiotów korzystających ze środowiska w przypadku powzięcia uzasadnionego podejrzenia popełnienia przestępstwa lub wykroczenia przeciwko środowisku;
3. prowadzenie spraw związanych z przeciwdziałaniem i wykrywaniem przestępstw i wykroczeń przeciwko środowisku, w szczególności w zakresie:
  1. nielegalnego demontażu pojazdów wycofanych z eksploatacji,
  2. nielegalnego międzynarodowego przemieszczania odpadów,
  3. nielegalnego deponowania odpadów w wyrobiskach,
  4. nadzoru nad rekultywacją składowisk odpadów,
  5. porzucania odpadów niebezpiecznych;
4. informowanie oraz współpraca z wojewódzkimi inspektorami ochrony środowiska w przypadku powzięcia podejrzeń o możliwości zaistnienia przypadków popełnienia przestępstw przeciwko środowisku w zakresie gospodarowania odpadami na obszarze ich działania;
5. prowadzenie kontroli pozaplanowych;
6. nakładanie grzywien oraz sporządzanie wniosków o ukaranie do sądu, za wykroczenia ujawnione w wyniku zadań realizowanych przez Wydział;
7. prowadzenie postępowań w sprawach o wykroczenia wszczynanych na wniosek Wojewódzkiego Inspektora;
8. przygotowywanie materiałów na potrzeby sporządzania zawiadomień składanych do prokuratury w sprawach o przestępstwa;
9. prowadzenie postępowań administracyjnych w związku z naruszeniem wymagań ochrony środowiska, w tym przygotowywanie projektów decyzji administracyjnych, zarządzeń, zaleceń oraz wystąpień pokontrolnych;
10. przygotowywanie projektów decyzji wstrzymujących działalność prowadzoną z naruszeniem wymagań związanych z ochroną środowiska lub naruszeniem warunków korzystania ze środowiska;
11. prowadzenie spraw związanych z egzekucją obowiązków o charakterze niepieniężnym;
12. współpraca z Głównym Inspektoratem w zakresie zwalczania przestępczości środowiskowej;
13. współpraca z Szefem Krajowego Centrum Informacji Kryminalnych w zakresie niezbędnym do realizacji jego zadań ustawowych;
14. współpraca z wojewódzkimi inspektoratami ochrony środowiska, Policją oraz innymi organami administracji publicznej w zakresie wykonywania zadań Wydziału Zwalczania Przestępczości Środowiskowej;
15. prowadzenie spraw związanych z transgranicznym przemieszczaniem odpadów;
16. wykonywanie kontroli ruchu drogowego w zakresie transportu odpadów we współpracy z inspektorami Inspekcji Transportu Drogowego, funkcjonariuszami Policji, Straży Granicznej lub Służby Celno-Skarbowej na zasadach określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 131 ust. 1 ustawy z dnia 20 czerwca 1997 r. Prawo o ruchu drogowym (Dz. U. z 2024 r. poz. 1251), w tym organizowanie akcji prewencyjnych kontroli transportów odpadów;
17. występowanie o udzielenie informacji kryminalnej zgromadzonej w Krajowym Centrum Informacji Kryminalnych oraz o udzielenie informacji uzyskanych przez organy ścigania oraz organy Krajowej Administracji Skarbowej uzyskane w toku czynności operacyjno-rozpoznawczych, niezbędne do wykonywania czynności, o których mowa w art. 10b ust. 2 Ustawy, na zasadach określonych w art. 10e Ustawy;
18. przygotowywanie informacji, sprawozdań i raportów dla potrzeb organów administracji rządowej i samorządowej oraz innych organów uprawnionych do ich uzyskania, na podstawie przepisów odrębnych;
19. opracowywanie planów działalności kontrolnej i ich realizacja;
20. realizacja działań prewencyjnych mających na celu ograniczenie działalności przestępczej w zakresie gospodarowania odpadami;
21. bieżące wprowadzanie dokumentów do systemu ISK;
22. rozliczanie i inwentaryzacja bloczków mandatowych.
Terenem działania Wydziału Zwalczania Przestępczości Środowiskowej jest teren województwa podlaskiego.

§ 20

Do zadań Wydziału Prawnego należy w szczególności:

w zakresie postępowań administracyjnych:
1. prowadzenie postępowań administracyjnych w związku naruszeniem przepisów o ochronie środowiska przy wsparciu merytorycznym Wydziału Inspekcji, Delegatur – Działów Inspekcji, Wydziału Zwalczania Przestępczości Środowiskowej, tj. w oparciu o materiały i dowody przekazane przez powyższe komórki,
2. prowadzenie postępowań w sprawie kar i opłat wynikających z przepisów ochrony środowiska, w szczególności ich zmniejszanie, zawieszanie i umarzanie oraz odraczanie terminu płatności,
3. prowadzenie postępowań w sprawie wniosków o zastosowanie ulg w spłacaniu zaległości i wydawanie w tym zakresie decyzji,
4. prowadzenie postępowań egzekucyjnych w sprawie należności niepieniężnych,
5. prowadzenie rejestru wydanych decyzji,
6. wprowadzanie wydanych decyzji do systemu ISK i Biuletynu Informacji Publicznej,
7. prowadzenie spraw związanych z udzielaniem pomocy de minimis;
w zakresie organizacji i funkcjonowania Wojewódzkiego Inspektoratu:
1. monitorowanie obowiązujących przepisów prawnych dotyczących działalności Wojewódzkiego Inspektoratu i informowanie kierownictwa o ich zmianach,
2. udział w opracowywaniu dokumentów związanych z organizacją i wewnętrznym funkcjonowaniem Wojewódzkiego Inspektoratu,
3. opracowywanie informacji i sprawozdań wymaganych przepisami prawa,
4. prowadzenie postępowań, w tym wydawanie decyzji w sprawach związanych z udostępnieniem informacji publicznej;
w zakresie rozpatrywania skarg, wniosków i petycji:
1. prowadzenie postępowania w przedmiocie rozstrzygnięcia skarg, wniosków i petycji dotyczących działalności Wojewódzkiego Inspektoratu we współpracy z pozostałymi komórkami organizacyjnymi,
2. prowadzenie rejestru skarg i wniosków i petycji,
3. opracowywanie analiz i informacji dotyczących załatwiania skarg i wniosków.

§ 21

Do zadań Wydziału Budżetu i Finansów należy prowadzenie całokształtu spraw finansowych związanych z działalnością Wojewódzkiego Inspektoratu jako jednostki budżetowej, zgodnie z obowiązującymi przepisami, w szczególności:

prowadzenie ksiąg rachunkowych z wykorzystaniem informatycznego systemu finansowo-księgowego;
opracowywanie rocznego planu finansowego w szczegółowości klasyfikacji budżetowej dochodów i wydatków, a także w szczegółowości funkcji, zadań i podzadań oraz nadzór nad ich prawidłowym wykonaniem;
sporządzanie planu wydatków środków europejskich;
składanie wniosków o uruchomienie środków z rezerw celowych;
rozliczanie umów i innych dokumentów pod względem finansowym z realizacji zadań Wojewódzkiego Inspektoratu;
dokonywanie okresowych analiz realizacji planu dochodów i wydatków oraz podejmowanie niezbędnych działań, między innymi wnioskowanie o zmianę planu, w celu likwidacji stwierdzonych nieprawidłowości;
sporządzanie sprawozdawczości budżetowej, finansowej i statystycznej;
ocena dowodów księgowych dotyczących wydatków pod względem formalno-rachunkowym oraz możliwości ich ujęcia w księgach rachunkowych i planie finansowym jednostki;
ocena dowodów księgowych dotyczących dochodów pod względem możliwości ujęcia ich w księgach rachunkowych;
prowadzenie kasy Wojewódzkiego Inspektoratu;
dokonywanie płatności zobowiązań z wykorzystaniem elektronicznego systemu bankowego;
odprowadzanie na rachunek budżetu państwa uzyskanych dochodów budżetowych w terminach określonych przepisami;
współpraca z bankiem w zakresie obsługi rachunków bankowych Wojewódzkiego Inspektoratu;
obsługa finansowo-księgowa środków na rachunkach bankowych Wojewódzkiego Inspektoratu;
redystrybucja wpływów z kar i opłat na poszczególne fundusze;
dokonywanie okresowych analiz realizacji dochodów i wydatków oraz podejmowanie działań w celu likwidacji stwierdzonych nieprawidłowości;
podejmowanie przedsięwzięć zmierzających do oszczędnego gospodarowania środkami finansowymi;
obsługa systemu TREZOR;
sporządzanie w systemie TREZOR prognoz, harmonogramów oraz zapotrzebowań na wydatki;
przygotowywanie projektów decyzji Wojewódzkiego Inspektora dotyczących przeniesień środków w planie finansowym wydatków budżetowych, zgodnie z otrzymanym upoważnieniem od dysponenta wyższego stopnia;
prowadzenie ewidencji księgowej operacji gospodarczych zgodnie z obowiązującymi przepisami;
sporządzanie list płac pracowników w systemie płacowo-kadrowym;
rozliczanie wynagrodzeń i zasiłków chorobowych;
naliczanie i potrącanie comiesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz sporządzanie deklaracji do urzędu skarbowego;
sporządzanie rocznych deklaracji PIT dla pracowników i urzędu skarbowego;
prowadzenie dokumentacji w zakresie wypłaty świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, sporządzanie list wypłat oraz rozliczanie funduszu socjalnego według preliminarza;
naliczanie składek i sporządzanie deklaracji do Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych;
naliczanie wypłat z bezosobowego funduszu płac (umowy zlecenia, umowy o dzieło);
prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem pracowników Wojewódzkiego Inspektoratu w zakładach ubezpieczeń na wypadek wystąpienia skutków zdarzeń losowych w rozumieniu przepisów o działalności ubezpieczeniowej;
wykonywanie innych zadań wynikających z przepisów prawa oraz zarządzeń wewnętrznych Wojewódzkiego Inspektora dotyczących spraw finansowo-księgowych;
w oparciu o ustalone przepisy prawne, przygotowywanie niezbędnych dokumentów uruchamiających działania inwentaryzacyjne majątku Wojewódzkiego Inspektoratu oraz prowadzenie nadzoru i kontroli przebiegu tych działań w Wojewódzkim Inspektoracie i jego Delegaturach;
kontrola zawieranych umów pod względem finansowym;
prowadzenie egzekucji należności pieniężnych.

§ 22

Do zadań Wydziału Administracyjno-Technicznego należy organizowanie działań mających na celu zapewnienie wykonywania w Wojewódzkim Inspektoracie wszelkich spraw związanych z jego działalnością, właściwą gospodarką i ochroną majątku, a w szczególności:

w zakresie zamówień publicznych:
1. prowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych i dokonywanie zakupów dostaw, usług i robót budowlanych oraz postępowań, do których nie stosuje się przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych we współpracy z właściwymi komórkami organizacyjnymi,
2. dokonywanie kwalifikacji w zakresie wyboru trybu dla realizacji zamówień publicznych,
3. sporządzanie protokołów z postępowania przetargowego oraz notatek służbowych z posiedzeń komisji przetargowej,
4. kontrola dokumentów księgowych pod względem stosowania procedur dotyczących zamówień publicznych,
5. przygotowywanie projektów umów, porozumień zawieranych przez Wojewódzkiego Inspektora,
6. sporządzanie planów rocznych zamówień publicznych,
7. prowadzenie rejestrów realizowanych zamówień publicznych,
8. koordynowanie działań podejmowanych przez komórki organizacyjne w ramach przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
9. prowadzenie rejestru umów zawartych w Wojewódzkim Inspektoracie,
10. uczestnictwo w negocjacjach, których celem jest nawiązanie, zmiana lub rozwiązanie stosunku prawnego, a zwłaszcza umów,
11. dokonywanie wszelkich innych czynności wynikających z przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych,
12. prowadzenie ewidencji środków trwałych, pozostałych środków trwałych w używaniu i ewidencji ilościowej pozostałego wyposażenia oraz nanoszenie trwałego oznakowania na tych przedmiotach w Wojewódzkim Inspektoracie i jego Delegaturach,
13. przygotowywanie dokumentów niezbędnych do inwentaryzacji majątku Wojewódzkiego Inspektoratu;
w zakresie funkcjonowania Wojewódzkiego Inspektoratu:
1. przygotowywanie pod względem organizacyjnym seminariów, konferencji, narad, szkoleń z zakresu działania Wojewódzkiego Inspektoratu,
2. prowadzenie obsługi Wojewódzkiego Inspektoratu w związku z organizacją narad i spotkań,
3. prowadzenie spraw związanych z edukacją ekologiczną,
4. prowadzenie ewidencji pieczęci służbowych i stempli oraz ich zabezpieczenie,
5. prowadzenie spraw dotyczących prenumeraty prasy, publikacji ogłoszeń w prasie oraz zlecenie wykonania pieczęci, stempli i tablic urzędowych na potrzeby Wojewódzkiego Inspektoratu,
w zakresie pozyskiwania środków z funduszy europejskich i innych instytucji finansowych:
1. prowadzenie spraw związanych z pozyskiwaniem środków ze źródeł zewnętrznych w tym: funduszy Unii Europejskiej, Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej oraz Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Białymstoku i innych organizacji finansujących,
2. nadzór nad realizacją wykonywania umów realizowanych ze źródeł zewnętrznych w tym: z funduszy Unii Europejskiej, Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej oraz Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Białymstoku i innych organizacji finansujących;
w zakresie obsługi kancelaryjnej - pełnienie funkcji koordynatora czynności kancelaryjnych;
w zakresie archiwizacji dokumentacji:
1. prowadzenie Archiwum Zakładowego oraz współpraca z Archiwum Państwowym w Białymstoku,
2. bieżący nadzór nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych w Wojewódzkim Inspektoracie, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia spraw;
w zakresie spraw gospodarczych:
1. zapewnienie właściwych warunków pracy i funkcjonowania Wojewódzkiego Inspektoratu,
2. opracowanie planu zakupów inwestycyjnych Wojewódzkiego Inspektoratu,
3. prowadzenie spraw związanych z zakupem sprzętu i wyposażenia Wojewódzkiego Inspektoratu,
4. realizacja zakupów na potrzeby Wojewódzkiego Inspektoratu,
5. sporządzanie zbiorczego zestawienia informacji o zakresie korzystania ze środowiska i wysokości należnych opłat,
6. sporządzanie zestawów danych o rodzajach i ilościach odpadów wytwarzanych przez Wojewódzki Inspektorat oraz gospodarowanie tymi odpadami;
w zakresie transportu i konserwacji:
1. prowadzenie spraw związanych z taborem samochodowym oraz zapewnienie usług transportowych na potrzeby Wojewódzkiego Inspektoratu,
2. organizowanie i przeprowadzanie prac remontowych wykonywanych przez konserwatorów,
3. utrzymanie w należytym stanie technicznym urządzeń technicznych i instalacji: wodociągowo-kanalizacyjnej, centralnego ogrzewania, elektrycznej, odgromowej, itp.,
4. planowanie remontów i konserwacji budynków Wojewódzkiego Inspektoratu oraz nadzór nad ich realizacją,
5. prowadzenie spraw z zakresu ochrony obiektów oraz utrzymania porządku i czystości,
6. prowadzenie dokumentacji obiektów budowlanych należących do Wojewódzkiego Inspektoratu;
w zakresie zarządzania majątkiem Wojewódzkiego Inspektoratu:
1. administrowanie nieruchomościami Skarbu Państwa, będącymi w trwałym zarządzie Wojewódzkiego Inspektoratu,
2. gospodarowanie środkami trwałymi i innymi składnikami majątku Wojewódzkiego Inspektoratu, w tym prowadzenie spraw związanych z ewidencją oraz zagospodarowaniem, likwidacją i zbyciem mienia ruchomego,
3. prowadzenie spraw związanych z wyposażeniem pomieszczeń Wojewódzkiego Inspektoratu w sprzęt i urządzenia techniczne oraz zapewnienie ich prawidłowego funkcjonowania,
4. prowadzenie całokształtu spraw związanych z ubezpieczeniem majątku Wojewódzkiego Inspektoratu;
w zakresie obsługi sekretariatu:
1. prowadzenie sekretariatu w siedzibie Wojewódzkiego Inspektoratu,
2. wypisywanie delegacji służbowych oraz prowadzenie rejestru wydanych delegacji,
3. prowadzenie książki kontroli zewnętrznych,
4. obsługa korespondencji Wojewódzkiego Inspektoratu,
5. udzielanie informacji klientom, a w razie potrzeby kierowanie ich do właściwych wydziałów lub stanowisk pracy.

§ 23

Do głównych zadań Wydziału Organizacji, Kadr i Szkolenia należy, w szczególności:
1. w zakresie organizacji i funkcjonowania Wojewódzkiego Inspektoratu:
  1. opracowywanie projektów aktów prawa wewnętrznego w tym statutu i regulaminu organizacyjnego, regulaminu pracy oraz innych regulaminów, zarządzeń i procedur i instrukcji wymaganych przepisami prawa, niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania Wojewódzkiego Inspektoratu (akty wewnętrzne) w koordynacji z pozostałymi komórkami organizacyjnymi,
  2. monitorowanie potrzeb modyfikacji aktów wewnętrznych oraz wprowadzanie niezbędnych zmian,
  3. prowadzenie rejestru aktów wewnętrznych oraz porozumień,
  4. nadzór i koordynacja realizacją porozumień zawieranych z innymi jednostkami,
  5. opracowywanie projektów upoważnień dla pracowników Wojewódzkiego Inspektoratu do załatwiania spraw, podpisywania pism w imieniu Wojewódzkiego Inspektora, a także projektów pełnomocnictw Wojewódzkiego Inspektora oraz prowadzenie rejestru wydanych upoważnień i pełnomocnictw w formie papierowej (pomocniczo elektronicznej) oraz przekazywanie egzemplarza do akt osobowych pracownika,
  6. prowadzenie rejestru kontroli zewnętrznych i nadzór nad prawidłowością i terminową realizacją zaleceń pokontrolnych oraz przekazywanie Wojewodzie informacji o wynikach prowadzonych na podstawie odrębnych ustaw kontroli Wojewódzkiego Inspektoratu – na podstawie ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. z 2025 r. poz. 428),
  7. zapewnianie sprawnego funkcjonowania Wojewódzkiego Inspektoratu poprzez właściwą organizację pracy,
  8. sprawowanie nadzoru nad przestrzeganiem w Wojewódzkim Inspektoracie przepisów dotyczących ładu i porządku oraz dyscypliny pracy,
  9. zapewnienie racjonalnego wykorzystania czasu pracy i przestrzegania dyscypliny pracy i zasad porządku przez pracowników,
  10. wnioskowanie do Wojewódzkiego Inspektora o przeprowadzenie kontroli wewnętrznej w Delegaturach, bądź innych komórkach organizacyjnych oraz nadzorowanie realizacji wniosków pokontrolnych,
  11. nadzorowanie przestrzegania przepisów ustawy o ochronie danych osobowych,
  12. rejestracja baz i zbiorów danych osobowych w Biurze Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych,
  13. nadzorowanie zamieszczania informacji publicznych na stronie podmiotowej BIP,
  14. prowadzenie spraw związanych z koordynowaniem kontroli zarządczej,
  15. wykonywanie kontroli wewnętrznej w komórkach organizacyjnych Wojewódzkiego Inspektoratu,
  16. przygotowywanie do zatwierdzenia Wojewódzkiego Inspektora rocznych planów kontroli wewnętrznej,
  17. prowadzenie spraw z zakresu współpracy zagranicznej, w tym przygotowywanie komunikatów i wystąpień dotyczących współpracy zagranicznej,
  18. podejmowanie działań związanych z usprawnianiem organizacji pracy Wojewódzkiego Inspektoratu;
2. w zakresie kadr i szkolenia:
  1. wykonywanie zadań w zakresie kształtowania i realizowania efektywnej strategii zarządzania personelem, w tym polityki personalnej w służbie cywilnej,
  2. wykonywanie czynności wynikających z nawiązania i trwania stosunku pracy z członkami korpusu służby cywilnej i innymi pracownikami Wojewódzkiego Inspektoratu oraz czynności związanych z ustaniem stosunku pracy oraz prowadzenie dokumentacji osobowej i związanej z tym sprawozdawczości,
  3. prowadzenie spraw związanych z naborem kandydatów do pracy w Wojewódzkim Inspektoracie,
  4. prowadzenie spraw związanych z realizacją zadań wynikających z ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. z 2024 r. poz. 409) w szczególności organizowanie i koordynowanie prac związanych z dokonywaniem ocen członków korpusu służby cywilnej,
  5. organizowanie i prowadzenie spraw związanych z odbywaniem służby przygotowawczej przez pracowników służby cywilnej,
  6. organizowanie i koordynowanie prac związanych z dokonywaniem wartościowania stanowisk pracy,
  7. prowadzenie spraw związanych ze szkoleniem pracowników, a w szczególności: planowanie i organizowanie szkoleń powszechnych i specjalistycznych oraz szkoleń w ramach indywidualnego rozwoju zawodowego pracownika służby cywilnej, z wyłączeniem szkoleń BHP,
  8. opracowanie i aktualizacja programu zarządzania zasobami ludzkimi oraz koordynacja jego realizacji w celu właściwej organizacji procesu zarządzania zasobami ludzkimi,
  9. wystawianie skierowań oraz ewidencjonowanie profilaktycznych badań lekarskich pracowników,
  10. prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników Wojewódzkiego Inspektoratu,
  11. sporządzanie i przekazywanie do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych formularzy zgłoszeniowych,
  12. współdziałanie z komórkami organizacyjnymi w sporządzaniu opisów stanowisk pracy i ich aktualizacji,
  13. organizowanie i koordynowanie przebiegu praktyk zawodowych studentów i uczniów szkół średnich odbywanych w Wojewódzkim Inspektoracie,
  14. organizowanie staży absolwenckich i prac interwencyjnych,
  15. wnioskowanie do Powiatowego Urzędu Pracy o skierowanie osoby bezrobotnej na staż i prace interwencyjne, itp.,
  16. prowadzenie spraw związanych z odznaczaniem i wyróżnianiem pracowników,
  17. sporządzanie wniosków o wydanie inspektorom Wojewódzkiego Inspektoratu upoważnień do nakładania grzywien w drodze mandatu karnego oraz prowadzenie ewidencji tych dokumentów,
  18. ewidencjonowanie wydanych legitymacji pracowniczych,
  19. kontrola merytoryczna list płac,
  20. zapewnienie racjonalnego wykorzystania czasu pracy i przestrzegania dyscypliny pracy i zasad porządku przez pracowników,
  21. nadzorowanie przestrzegania przepisów ustawy o ochronie danych osobowych,
  22. współdziałanie ze związkami zawodowymi w ramach powierzonego zakresu obowiązków;
3. w zakresie spraw informatycznych:
  1. prowadzenie spraw związanych z administracją sieci komputerowych oraz informatyką w Wojewódzkim Inspektoracie,
  2. współdziałanie z komórkami organizacyjnymi w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji przetwarzanych i przechowywanych w systemach informatycznych Wojewódzkiego Inspektoratu oraz Delegatur,
  3. wsparcie techniczne przy prowadzeniu strony internetowej Wojewódzkiego Inspektoratu,
  4. pełnienie funkcji doradczej w zakresie użytkowania oprogramowania w Inspektoracie,
  5. prowadzenie konsultacji z użytkownikami systemu w zakresie korzystania z zainstalowanych programów,
  6. instalacja i prowadzenie szkoleń związanych z wdrażaniem nowych programów,
  7. administrowanie i prowadzenie całokształtu spraw związanym z prawidłowym prowadzeniem BIP,
  8. ochrona systemów i sieci teleinformatycznych oraz zabezpieczenie danych zgromadzonych w zasobach informatycznych Inspektoratu,
  9. redakcja Biuletynu Informacji Publicznej, koordynacja prac w zakresie prawidłowego terminowego tworzenia treści informacji publicznej udostępnianej na stronie BIP,
  10. Zadania z zakresu spraw informatycznych realizuje zespół informatyków pracami, którego kieruje koordynator odpowiedzialny przed naczelnikiem wydziału,
  11. nadzór nad stroną internetową Wojewódzkiego Inspektoratu i publikowanie materiałów w serwisie internetowym na podstawie materiałów przygotowanych przez komórki organizacyjne.

§ 24

Do zadań Samodzielnego stanowiska radcy prawnego należy w szczególności:

sporządzanie opinii prawnych, udzielanie porad i konsultacji prawnych, informacji i wyjaśnień w zakresie stosowania prawa i orzecznictwa zgodnie z ustawą z dnia 6 lipca 1982 r. o radcach prawnych (Dz. U. z 2024 r. poz. 499);
opiniowanie projektów aktów prawa wewnętrznego;
współpraca w przygotowywaniu i opiniowaniu umów, porozumień zawieranych przez Wojewódzkiego Inspektora;
współpraca z komórkami organizacyjnymi w przygotowywaniu projektów odpowiedzi na skargi kierowane do sądu administracyjnego;
współdziałanie z Wydziałem Budżetu i Finansów w zakresie egzekucji należności pieniężnych;
współdziałanie z Wydziałem merytorycznym w zakresie egzekucji należności niepieniężnych;
prowadzenie rejestru spraw sądowych, w których uczestniczy Wojewódzki Inspektor;
prowadzenie rejestru opinii prawnych;
uczestniczenie w rokowaniach, którym celem jest nawiązanie, zmiana lub rozwiązanie stosunku prawnego;
występowanie w charakterze pełnomocnika Wojewódzkiego Inspektora w postępowaniu sądowym, administracyjnym, egzekucyjnym oraz przed innymi organami orzekającymi;
współpraca z komórką merytoryczną przy przygotowywaniu zawiadomień do prokuratury w przypadku stwierdzenia podejrzenia popełnienia przestępstwa oraz przy przygotowywaniu wniosków do sądu o ukaranie w przypadku stwierdzenia wykroczenia przeciwko środowisku;
współdziałanie z wydziałem merytorycznym w zakresie wydawania decyzji administracyjnych w sprawach o szczególnie skomplikowanym charakterze;
prowadzenie spraw związanych ze wszczętą przez Wydział Budżetu i Finansów procedurą egzekucji należności pieniężnych, w tym:
1. rozpatrywanie zarzutów wniesionych do prowadzonego postępowania egzekucyjnego,
2. składanie wniosków do sądu o wyjawienie majątku dłużnika,
3. rozpoznawanie wniosków w sprawie umorzenia postępowania egzekucyjnego,
4. dokonywanie innych czynności prawnych niezbędnych do prowadzenia egzekucji wobec dłużników,
5. prowadzenie spraw w zakresie odpowiedzialności osób trzecich oraz spraw dotyczących nadpłaty rozstrzyganych na podstawie Ordynacji podatkowej,
6. opracowywanie i kierowanie środków zaskarżenia do organów odwoławczych w postępowaniu egzekucyjnym oraz skarg do sądu administracyjnego,
7. opracowywanie odpowiedzi na skargi do sądu administracyjnego;
prowadzenie działań przy współpracy z Wydziałem Budżetu i Finansów w szczególności w zakresie:
1. w zakresie umarzania, odraczania oraz rozkładania na raty należności pieniężnych mających charakter cywilnoprawny,
2. analizowania terminów przedawnień zobowiązań podatkowych i cywilnoprawnych.

§ 25

Do zadań Samodzielnego stanowiska pracy do spraw przeciwpożarowych i bezpieczeństwa i higieny pracy należy w szczególności:

przeprowadzanie kontroli warunków pracy oraz przestrzegania przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy;
prowadzenie spraw związanych z zabezpieczeniem i ochroną sprzętu BHP i przeciwpożarowego;
sporządzanie i przedstawienie pracodawcy, co najmniej raz w roku, okresowych analiz stanu bezpieczeństwa i higieny pracy zawierających propozycje przedsięwzięć technicznych i organizacyjnych mających na celu zapobieganie zagrożeniom życia i zdrowia pracowników oraz poprawę warunków pracy;
udział w ustalaniu okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy, w opracowywaniu wniosków wynikających z badania przyczyn i okoliczności tych wypadków oraz zapadalności na choroby zawodowe, a także kontrola realizacji tych wniosków;
prowadzenie rejestrów, kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących wypadków przy pracy, stwierdzonych chorób zawodowych i podejrzeń o takie choroby, a także przechowywanie wyników badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy i sporządzanie sprawozdawczości w tym zakresie;
doradztwo w zakresie stosowania przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy;
współpraca ze społecznymi inspektorami pracy, Państwową Inspekcją Pracy i Inspekcją Sanitarną w sprawach dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy;
gospodarka odzieżą ochronną i roboczą oraz kontrola właściwego stosowania przez pracowników odzieży ochronnej i roboczej;
prowadzenie szkoleń wstępnych pracowników w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
organizowanie szkoleń okresowych pracowników Wojewódzkiego Inspektoratu w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
opracowywanie wewnętrznych regulaminów i instrukcji przeciwpożarowych oraz z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy;
sprawowanie kontroli w zakresie ochrony przeciwpożarowej;
opracowywanie sprawozdań i informacji z zakresu BHP i ochrony przeciwpożarowej;
współdziałanie z zakładowymi organizacjami związkowymi przy podejmowaniu przez Wojewódzkiego Inspektora przedsięwzięć mających na celu poprawę warunków pracy.

§ 26

Do zadań Samodzielnego stanowiska pracy do spraw ochrony informacji niejawnych należy w szczególności:

zapewnienie ochrony informacji niejawnych, w tym stosowanie środków bezpieczeństwa fizycznego;
kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ochronie tych informacji, w szczególności okresowa (co najmniej raz na trzy lata) kontrola ewidencji, materiałów i obiegu dokumentów;
opracowanie i aktualizacja, wymagającego akceptacji Wojewódzkiego Inspektora, planu ochrony informacji niejawnych w Wojewódzkim Inspektoracie, w tym w razie wprowadzenia stanu nadzwyczajnego i nadzorowanie jego realizacji;
organizowanie i przeprowadzanie szkoleń w zakresie ochrony informacji niejawnych;
prowadzenie zwykłych postępowań sprawdzających i kontrolnych postępowań sprawdzających oraz przechowywanie akt zakończonych postępowań;
prowadzenie spraw związanych z wydawaniem przez Wojewódzkiego Inspektora pisemnych upoważnień uprawniających pracowników Wojewódzkiego Inspektoratu do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli „zastrzeżone”;
prowadzenie aktualnego wykazu osób zatrudnionych w Wojewódzkim Inspektoracie albo wykonujących czynności zlecone, które posiadają uprawnienia do dostępu do informacji niejawnych oraz osób, którym odmówiono wydania poświadczenia bezpieczeństwa lub je cofnięto;
rejestrowanie, przechowywanie i nadzór nad obiegiem i właściwym oznaczeniem dokumentów, a także wydawanie dokumentów zawierających informacje niejawne uprawnionym osobom;
opracowanie dokumentów wewnętrznych wynikających z ustawy o ochronie informacji niejawnych;
zarządzanie ryzykiem bezpieczeństwa informacji niejawnych, w szczególności szacowanie ryzyka;
prowadzenie aktualnego wykazu osób zatrudnionych lub pełniących służbę w Wojewódzkim Inspektoracie albo wykonujących czynności zlecone, które posiadają uprawnienia do dostępu do informacji niejawnych oraz osób, którym odmówiono wydania poświadczenia bezpieczeństwa lub je cofnięto;
przekazywanie odpowiednio Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego lub Służbie Kontrwywiadu Wojskowego do ewidencji, o których mowa w art. 73 ust.1 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2024 r. poz. 632, z późn. zm.), danych osób uprawnionych do dostępu do informacji niejawnych, a także osób, którym odmówiono wydania poświadczenia bezpieczeństwa, lub wobec których podjęto decyzję o cofnięciu poświadczenia bezpieczeństwa, na podstawie wykazu, o którym mowa w pkt 11.

§ 27

Do zadań Samodzielnego stanowiska pracy do spraw obronnych należy w szczególności:

realizacja zadań obronnych i obrony cywilnej zgodnie z zakresem działania określonym odrębnymi przepisami;
opracowanie i utrzymanie w aktualności kart realizacji zadań operacyjnych wynikających z Planu Operacyjnego Funkcjonowania Województwa Podlaskiego w warunkach zewnętrznego zagrożenia bezpieczeństwa i wojny;
wykonywanie zadań związanych z włączeniem osób do obowiązku pełnienia czynnej służby wojskowej w razie ogłoszenia mobilizacji i wojny;
opracowanie i aktualizacja dokumentacji stałego dyżuru;
planowanie i realizacja szkolenia obronnego;
nadzór nad sprzętem obrony cywilnej;
współpraca z organami administracji państwowej i rządowej w zakresie spraw obronnych, zarządzania kryzysowego i obrony cywilnej;
współpraca z Samodzielnym stanowiskiem pracy do spraw ochrony informacji niejawnych w zakresie opracowywania dokumentów niejawnych.

§ 28

Do zadań Samodzielnego stanowiska pracy do spraw kontaktów z mediami i promocji należy w szczególności:

utrzymywanie bieżących kontaktów z mediami, opracowanie i dystrybucja informacji, kontaktów i oświadczeń dla prasy;
udzielanie odpowiedzi na pytania dziennikarzy po uzgodnieniu z Wojewódzkim Inspektorem bądź Zastępcami;
reagowanie na krytykę prasową, przygotowywanie polemik, sprostowań;
przygotowywanie materiałów na potrzeby wystąpień medialnych;
prowadzenie monitoringu mediów;
podtrzymywanie kontaktów z instytucjami z otoczenia Wojewódzkiego Inspektoratu w zakresie komunikacji społecznej;
organizowanie konferencji prasowych Wojewódzkiego Inspektora.

§ 29

Do zadań Samodzielnego stanowiska pracy do spraw administracyjno-technicznych w Delegaturach należy w szczególności:

prowadzenie sekretariatu w siedzibie Delegatury;
zapewnienie właściwego zabezpieczenia i ochrony majątku Delegatury;
zapewnienie utrzymania porządku i czystości wszystkich pomieszczeń Delegatury, a także porządku wokół obiektów;
dokonywanie zakupów na potrzeby Delegatury;
zarządzanie sprzętem biurowo-administracyjnym w Delegaturze;
prowadzenie w Delegaturze ewidencji pieczęci służbowych i stempli;
prowadzenie gospodarki transportowej.